Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trước khi hạch toán
Trước khi hạch toán chi phí, kế toán cần đối chiếu ba thứ: mã số thuế người bán, trạng thái hoạt động tại thời điểm lập hóa đơn, và ngành nghề đăng ký. Bỏ qua một trong ba, chi phí có thể bị loại khi quyết toán.
Tóm tắt nhanh
Đối chiếu mã số thuế người bán
Nhập mã số thuế in trên hóa đơn vào ô tra cứu. Tên doanh nghiệp trả về phải trùng khớp tuyệt đối với tên trên hóa đơn — sai một ký tự cũng cần làm rõ với người bán trước khi nhận hóa đơn. Trường hợp tên viết tắt khác nhau, hãy đối chiếu thêm tên quốc tế và địa chỉ trụ sở.
Kiểm tra trạng thái theo ngày lập hóa đơn
Đây là lỗi phổ biến nhất: kế toán kiểm tra trạng thái ở thời điểm hiện tại thay vì thời điểm lập hóa đơn. Hãy mở mục lịch sử thay đổi ở trang chi tiết doanh nghiệp. Nếu người bán đã chuyển sang trạng thái ngừng hoạt động trước ngày ghi trên hóa đơn, hóa đơn đó không hợp lệ và chi phí sẽ bị loại.
Xác nhận ngành nghề đăng ký
Hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn phải nằm trong phạm vi ngành nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký. Một công ty chỉ đăng ký ngành xây dựng nhưng xuất hóa đơn dịch vụ tư vấn phần mềm là dấu hiệu bất thường rõ ràng, và đây là điểm cơ quan thuế thường soi khi thanh tra.
Lưu bằng chứng đối chiếu
Với các hóa đơn giá trị lớn, hãy lưu lại ảnh chụp kết quả tra cứu kèm ngày tra cứu vào hồ sơ chứng từ. Khi bị hỏi lại sau nhiều năm, đây là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đã thực hiện đủ nghĩa vụ kiểm tra đối tác.
Nội dung bài viết dựa trên các văn bản còn hiệu lực tại thời điểm cập nhật. Khi văn bản thay đổi, bài viết được rà soát lại và ghi nhận ở dòng ngày cập nhật phía trên.
Mỗi luận điểm được kiểm lại với luật, nghị định, thông tư còn hiệu lực và ghi rõ số hiệu ở mục căn cứ pháp lý.
Các bước thao tác được biên tập viên thực hiện trực tiếp trên cổng của cơ quan thuế trước khi mô tả lại.
Bài viết qua rà soát của người có chứng chỉ hành nghề trước khi phát hành và khi văn bản pháp luật thay đổi.
Rà soát nội dung lần cuối 05/08/2026. Phát hiện thông tin chưa chính xác? Gửi phản hồi kèm số hiệu văn bản tới [email protected] — chúng tôi đính chính trong 48 giờ làm việc và ghi nhận ngày sửa ở đầu bài.